Manajemen Sebuah Project Desain

Lulusan sekolah desain gafis atau desain komunikasi visual saat ini mempunyai skill yang cukup baik, beberapa bahkan di atas rata-rata. Tapi ketika dapat sebuah project (yang sebenarnya kecil) kadangkala langsung mengalami gagap manajemen dan kebingungan dalam melakukan ‘organizing’ project. Tanya sana, tanya sini, tanya teman, tanya sama senior bahkan tanya dosen. Terus kalo disebutkan sejumlah angka, mereka akan protes: “Kok segitu sih? Kecil banget…Desain kan mahal!”

Beberapa pertanyaan dari teman-teman yang kebetulan mendapat sebuah project/side job masih berkisar masalah-masalah yang mendasar. Namun ada beberapa pertanyaan yang juga menyangkut persoalan manajemen project desain yang kompleks. “Berapa sih harga sebuah brosur?” atau “Kok harga desain katalog sama dengan desain poster?” bahkan sampai “Client saya butuh contoh produk padahal projectnya belum rampung perjanjiannya, gimana nih?”

Sebuah wacana yang tak pernah kunjung selesai: “Bagaimana menetapkan harga sebuah desain?”. Ada jargon yang harus selalu dingat, bahwa “Desain yang bagus itu yang sudah dibayar!”. Memang masalah klasik, tapi perlu pemahaman yang lebih kontemporer, paling tidak untuk saat ini. Setiap desainer, selain memiliki hak untuk dibayar, juga memiliki kewajiban untuk membuat manajemen dalam desain grafis. Apa itu? Bukan sekedar memberi harga sekian, bikin, jadi, langsung dibayar! Desainer yang baik dan mampu bersaing, harusnya mampu melakukan lebih dari sekedar itu semua.

Dalam sebuah project, baik itu besar maupun kecil haruslah memakai prosedur standar. Hal ini perlu dilakukan agar kita sebagai desainer mampu melakukan tugas secara profesional dan tidak disepelekan oleh client. Banyak juga terdengar cerita dari teman-teman yang mengeluh terhadap client yang banyak tuntutan, revisi terus menerus, harga yang tak pantas, dan waktu kerja yang semakin memanjang tak tentu habisnya. Ini adalah isyu yang menarik, karena banyak dari para rekan-rekan desainer yang dengan terpaksa menerima project dengan client yang tidak jelas, alasannya sederhana: “Gak papa deh, dari pada gak ada kerjaan.”

Namun kalau kita amati secara mendalam, intinya adalah segala sesuatunya dimulai dari pro-aktif desainer, bukan dari client. Kenapa? Karena client datang kepada desainer dengan sebuah masalah. Dan sudah selayaknya kita desainer tidak lagi merepotkan mereka dengan ini-itu dan mampu menciptakan sebuah solusi yang tepat untuk permasalahan mereka.

Ada beberapa elemen yang perlu diperhatikan pada awal sebuah project terutama elemen-elemen dalam manajemen, diantaranya adalah:

1. Planning
Dalam tahapan ini perlu adanya perencanaan yang matang pada awal sebelum project dimulai. Perencanaan meliputi:

* Time Planning, seperti membuat timeline project yang harus disetujui oleh klien. Timeline dibuat secara detail mulai dari proses konsep, desain, FA, sampai produksi, tergantung dari permintaan klien. Yang pasti disini terlihat profesionalisme kita para desainer dalam menghargai waktu dan deadline.
* Work Planning, seperti membuat workflow yang jelas. Tahapan demi tahapan disebutkan secara detail sehinggal klien tidak bisa seenak-enaknya mundur lagi ketahapan awal kalo dia sudah approval tahapan selanjutnya. Bisanya dibuat yang namanya Appoval Form untuk ditandatangani klien per tahapan project.
* Financial Planning/Budgeting. Sering disebut quotation yaitu penawaran harga. Mesti dihitung secara detail penggabungan antara design fee dengan ongkos/biaya lain seperti kertas, print, pembuatan mock-up, fotografi, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan desain yang dibuat. Hal ini dimaksudkan agar jangan terjadi kerugian secara finansial bagi desainer itu sendiri. Karena material dan biaya serta ongkos seperti diatas itu tidak termasuk ke dalam design fee.

2. Orginizing
Mengatur semua elemen-elemen dalam proyek tersebut. Sebab tentunya dalam sebuah project akan melibatkan banyak waktu dan tenaga. Kendali ada di tangan desainer jika dia merupakan orang nomer satu. “Siapa-harus-bertanggung-jawab-kepada-apa” adalah mutlak untuk diatur secara benar didalam project tersebut.

3. Stuffing
Memaksimalkan segala fungsi-fungsi team yang ada. Misalkan kita sebagai seorang desainer bisa meminta tolong pembantu untuk memfoto copy, kurir untuk mengantarkan barang, atau paste up artist untuk membuat mock-up. Kalau pun pada akhirnya seorang desainer itu mengerjakan semua, maka harus dihitung tenaga dan waktu yang dikeluarkan.

4. Directing
Seorang desainer harus mampu mengarahkan, mengatur, dan memotivasi diri sendiri dalam sebuah project guna tercapaikan tujuan project tersebut yang yang pada akhirnya akan menjadi sebuah solusi bagi masalah client.

5. Controlling
Ini yang sering dilupakan. Buatlah sebuah form checklist dalam setiap project untuk menghindari kesalahan-kesalahan kecil. Form berguna untuk memeriksa kembali apakah desain yang kita buat sudah sesuai denga brief dan mandatory client. Sering kali karena kesalahan kecil, seorang desainer harus menderita kerugian yang begitu besar. Misalkan saya salah ketik huruf, lupa konversi warna ke CMYK dan sebagainya.

Perlu diingat adalah bahwa ternyata skill bagus saja tidak cukup apabila kerja tidak sistematis malah kemungkinan karya tidak bisa dijual secara layak. Semoga tips di atas bisa berguna bagi kita semua.

Disunting dari Inco Harper, TBWA Indonesia
Referensi dari AgesVisual